Guía Técnica Obligatoria para el Registro de los Apoderados Especiales de Responsables, Conjuntos o No, y Encargados Extranjeros que realicen actividades de Tratamiento de Datos Personales en la República del Ecuador (“Guía”), establecida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (“SPDP”), aborda las regulaciones para el registro obligatorio de apoderados especiales que representen a responsables y encargados extranjeros del tratamiento de datos en Ecuador. A continuación, un resumen de los puntos clave de esta Guía:
1. Aplicación:
• Esta Guía aplica a todos los responsables y encargados extranjeros (sin domicilio en Ecuador) que ofrezcan bienes y/o servicios a titulares de datos personales que residan en el país; formen parte del sistema de protección de datos personales; o, realicen controles de comportamiento.
2. Apoderado especial:
• Las empresas extranjeras deben nombrar un apoderado especial con residencia en Ecuador, quien tenga amplias facultades para representar a la empresa ante las autoridades y asegurar la protección de los derechos de los titulares de datos personales.
3. Requisitos del apoderado:
• Puede ser una persona natural (ecuatoriana o extranjera residente), o una persona jurídica cuyo objeto social le permita actuar como mandataria.
4. Contenido del poder:
• Responsables extranjeros: deben incluir las marcas o nombres comerciales que los identifican.
• Encargados extranjeros: deben indicar la razón social de los responsables a nombre de quienes procesan datos personales.
• Adicionalmente, los responsables y encargados, deben proporcionar direcciones electrónicas, físicas y números telefónicos de sus sedes, e idénticos datos de los apoderados especiales designados en Ecuador.
5. Registro del apoderado:
• El apoderado debe ser registrado ante la SPDP, mediante la presentación del documento que acredite el poder otorgado.
• Si el poder proviene del extranjero, debe estar apostillado o certificado por agente diplomático o consular del Ecuador.
• La SPDP verificará que el poder cumpla con los requisitos de la Guía y, de ser suficiente, procederá a su registro; caso contrario, deberá modificarse de acuerdo con las observaciones de dicha entidad.
• En la página web de la SPDP se publicará el registro de apoderados y sus datos de contacto. Los sujetos regulados deben publicar sus datos de contacto para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de datos.
6. Obligaciones adicionales:
• Los sujetos regulados deben presentar ante la SPDP lo siguiente:
– Acuerdo de corresponsabilidad o de encargo;
– Registro de actividades de tratamiento (RAT);
– Análisis de riesgos por cada actividad de tratamiento;
– Flujo de datos personales de cada tratamiento;
– Detalle de medidas de seguridad para la comunicación y transferencia de datos;
– Códigos de autorregulación, en caso de tenerlos.
7. Disposiciones transitorias:
• Los sujetos regulados tienen seis meses (desde el 6 de septiembre de 2024) para cumplir con este proceso.
• La solicitud y los poderes especiales deben presentarse en las oficinas de la SPDP, hasta que se habilite la plataforma electrónica.
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