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El 13 de octubre de 2026, se publicó en el Registro Oficial No. 388 la Norma Técnica para la recepción, registro, direccionamiento e incorporación de escritos, alcances y/o documentos complementarios en los expedientes administrativos del Servicio Nacional de Derechos Intelectuales, en adelante SENADI, mediante Resolución No. SENADI-DG-2026-0028-RE.
La normativa establece las condiciones para la presentación, recepción e incorporación de documentos en los procedimientos administrativos sustanciados ante esa Institución.
- Presentación y constancia de recepción de documentos
Los escritos, alcances y documentos complementarios deberán presentarse a través de cualquiera de los canales oficiales habilitados para cada trámite. La unidad receptora deberá generar una constancia que acredite su recepción del documento. En las presentaciones físicas, se registrará la fecha y hora de ingreso, las cuales deberán conservarse durante su posterior digitalización y tramitación.
- Recepción, registro e incorporación de documentos
Los documentos presentados a través de un canal oficial no habilitado para el trámite correspondiente no se considerarán presentados ni producirán efectos jurídicos dentro del proceso. Su eventual direccionamiento interno no subsanará esta circunstancia. Se exceptúan los casos en los que exista un canal alternativo expresamente habilitado o cuando el uso de un canal distinto sea consecuencia de un error atribuible al SENADI.
Asimismo, los documentos remitidos por medios no oficiales, no producirán efectos procedimentales, sin perjuicio de las obligaciones institucionales frente a errores atribuibles a la propia Autoridad.
- Recepción de documentos durante contingencias tecnológicas
En caso de fallas tecnológicas que impidan la recepción de documentos en línea, se habilitará la recepción física a través de los canales presenciales oficialmente autorizados.
Excepcionalmente, cuando la afectación de la infraestructura institucional imposibilite utilizar los canales electrónicos del SENADI, la máxima autoridad o su delegado podrá autorizar canales alternativos de recepción, los cuales deberán ser debidamente identificados y difundidos.
Los documentos presentados por estos canales producirán los efectos jurídicos correspondientes desde la fecha y hora de recepción acreditadas.
- Responsabilidades Institucionales
Cada unidad del SENADI será responsable de la gestión de los documentos y actuaciones dentro de su ámbito de competencia. Asimismo, no podrán habilitarse canales de recepción con efectos jurídicos sin la debida autorización y difusión oficial.
Cuando un documento haya sido recibido oportunamente por un canal oficial habilitado, pero no se haya incorporado al expediente por causas atribuibles al SENADI, la Autoridad deberá localizarlo e incorporarlo antes de emitir su decisión, sin perjudicar al administrado.
Asimismo, las solicitudes de aclaración o subsanación no suspenderán los términos o plazos administrativos, salvo disposición legal expresa.
- Implementación y vigencia de la normativa
En el término de 30 días desde la publicación de la resolución, las unidades competentes deberán remitir la información necesaria para la aprobación de la matriz institucional de canales oficiales.
Hasta la aprobación y publicación de la matriz, continuarán vigentes los canales formalmente habilitados para cada trámite. Ninguna modificación será exigible a los usuarios sin su previa difusión oficial.
La resolución entró en vigencia desde su suscripción, el 26 de septiembre de 2026.
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