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Desde mayo de 2026, el Ministerio del Trabajo ya no conserva en el Sistema Único de Trabajo (SUT) los contratos, actas de finiquito, reglamentos Internos y demás documentos laborales registrados, aprobados o reportados por los empleadores. Conforme al Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2025-053, su conservación física y digital es responsabilidad exclusiva del empleador.
En consecuencia, las empresas deben asegurarse de contar con un archivo laboral completo y actualizado.
¿Qué obligaciones mantiene el empleador?
- Conservar los documentos originales registrados, aprobados o reportados al Ministerio del Trabajo, con sus respaldos físicos y digitales, para presentarlos cuando la autoridad los requiera.
- Descargar y archivar los documentos que el sistema aprueba dentro de los plazos que otorga, como el Reglamento Interno de Trabajo, que debe descargarse dentro de 15 días desde su aprobación.
El SUT muestra un código HASH que funciona como una huella digital para validar la autenticidad de los documentos cargados. Por ello, se recomienda conservar los archivos tal como fueron descargados o registrados, sin modificarlos, ya que cualquier alteración impediría validar su autenticidad.
¿Por qué es relevante?
Ante una inspección, un visto bueno o un reclamo laboral, es el empleador quien debe probar el cumplimiento de sus obligaciones. Sin respaldo documental, la empresa pierde su principal medio de defensa.
¿Qué recomendamos?
- Levantar un inventario del expediente de cada trabajador activo y de los extrabajadores de los últimos años, e identificar los documentos faltantes.
- Mantener un repositorio digital con respaldos periódicos y control de accesos, en concordancia con la normativa de protección de datos personales.
- Definir una política interna de conservación documental laboral.
El equipo laboral de TOBAR ZVS puede acompañarle tanto en la revisión de sus expedientes laborales como en una asesoría laboral integral. Contáctenos en laboral @ tzvs.ec.
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Esta publicación contiene información de interés general y no constituye opinión legal sobre asuntos específicos. Cualquier análisis particular, requerirá asesoramiento legal de la Firma.